M I N I S T E R U L  J U S T I Ţ I E I

 

ORDIN  NR.  2409/C

 

pentru aprobarea Instrucţiunilor privind utilizarea semnăturii electronice

în vederea înregistrării formularelor şi căutării datelor

în Arhiva Electronică de Garanţii Reale Mobiliare

 

Ministrul Justiţiei,

În temeiul art. 28ł din Ordonanţa Guvernului nr. 89/2000 privind unele măsuri pentru autorizarea operatorilor şi efectuarea înscrierilor în Arhiva Electronică de Garanţii Reale Mobiliare, aprobată prin Legea nr. 298/2002, cu modificările şi completările ulterioare,

Având în vedere prevederile art. 30 alin. 2 şi art. 47 alin. 5 din Regulamentul pentru organizarea şi funcţionarea Arhivei Electronice de Garanţii Reale Mobiliare, adoptat prin Hotărârea Guvernului nr. 802/1999, modificat şi completat prin Hotărârea Guvernului nr. 350/2004,

În conformitate cu dispoziţiile art. 6 alin. 3 din Hotărârea Guvernului nr. 736/2003 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Justiţiei, cu modificările şi completările ulterioare,

          Emite următorul,

 

ORDIN

         

Art. 1 – Se aprobă instrucţiunile privind utilizarea semnăturii electronice pentru înregistrarea formularelor de avize de garanţie şi căutarea datelor în Arhiva Electronică de Garanţii Reale Mobiliare, conform anexei care face parte integrantă din prezentul ordin.

Art. 2 – Direcţia Publicitate Mobiliară, Imobiliară şi Notari Publici va lua măsurile necesare în vederea aducerii la îndeplinire a prevederilor prezentului ordin.

Art. 3 – Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

 

Bucureşti 25.08.2004

Nr. 2409/C

 

MINISTRUL JUSTIŢIEI,

Cristian DIACONESCU

 

 

ANEXĂ

 

Instrucţiuni privind utilizarea semnăturii electronice în vederea

înregistrării formularelor şi căutării datelor

în Arhiva Electronică de Garanţii Reale Mobiliare

 

Art. 1 – (1) Orice persoană fizică ori juridică va putea înainta, în calitate de solicitant, către un operator/agent autorizat al Arhivei Electronice de Garanţii Reale Mobiliare, cereri de înscriere în arhivă a formularelor de avize de garanţie ori de căutare a unor informaţii înscrise în baza de date a arhivei, sub forma unor înscrisuri întocmite prin mijloace electronice cărora li s-a încorporat, ataşat sau asociat semnătura electronică extinsă a solicitantului, bazată pe un certificat calificat valabil, cu plata taxei stabilite de lege şi a tarifului corespunzător stabilit de acel operator şi sub condiţia ca operatorul/agentul autorizat respectiv să agreeze această modalitate de remitere a solicitărilor.

(2) Termenii următori vor avea sensul de mai jos:

a) TED înseamnă transferul electronic de date al formularelor de avize de garanţie, al solicitărilor de căutare a avizelor de garanţie, precum şi al rezultatelor căutărilor;

b) document TED reprezintă un document în format electronic transmis între solicitant şi operator/agent autorizat, semnat cu semnătura electronică extinsă a solicitantului şi a operatorului/agentului autorizat.

 

Art. 2 – Transferul electronic al documentelor între solicitanţi şi operatori/agenţi autorizaţi se va putea realiza sub forma:

a) fişierelor ataşate unui e-mail, care au încorporată, ataşată ori asociată o semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat valabil;

          b) mesajelor de e-mail care au încorporată, ataşată sau asociată o semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat valabil. Mesajul de e-mail va include un singur formular de aviz de garanţie ori o singură solicitare de căutare în arhivă;

c) fişierelor transmise prin alte tehnici decât prin e-mail, care au încorporată, ataşată ori asociată o semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat valabil.

 

Art. 3 – (1) La recepţionarea unui document TED operatorii/agenţii autorizaţi au obligaţia de a transmite solicitanţilor înştiinţări de acceptare sau de respingere pentru documentele TED, iar în cazul unei înştiinţări de respingere, obligatoriu sub forma unui alt document TED, semnat cu semnătura electronică a operatorului/agentului.

(2) Un document care poate fi citit de echipamentul arhivei, dar nu este semnat electronic sau nu este completat corespunzător prevederilor legale ori nu are formatul acceptat de arhivă, va fi refuzat de operator. Operatorul va comunica solicitantului respectiv şi explicaţia refuzului, atunci când acest lucru este posibil.

 

Art. 4 - (1) Documentele transmise electronic de către solicitanţi vor fi stocate, de către operatori/agenţi autorizaţi, fără a le modifica, pe suport informatic, în condiţii care să asigure integritatea acestora; documentele recepţionate vor fi copiate, fără a le modifica, şi pe unul sau mai multe dispozitive suplimentare de stocare, în scopul prevenirii pierderii datelor. 

(2) În momentul acceptării unui document TED operatorul/agentul autorizat va întocmi pe suport informatic, fie prin utilizarea aplicaţiei software a arhivei, fie prin alte metode, o evidenţă conţinând toate informaţiile referitoare la respectivul document, care va fi stocată la operator/agent în condiţiile alin. 1.

(3) Datele din formularele de avize de garanţie vor fi transferate în sistemul de administrare a informaţiei al arhivei de către operatorii/agenţii autorizaţi fie prin introducerea directă a acestora, fie prin utilizarea unor tehnici de preluare automată.

(4) După efectuarea înscrierii în arhivă, o copie a formularului de aviz de garanţie va fi transmis solicitantului de către operator/agent, în formă electronică, semnat cu semnătura electronică extinsă a operatorului sau agentului, cu menţionarea numărului şi datei înregistrării formularului, precum şi a numărului de identificare a înregistrării.     

(5) În cazul unei cereri de căutare în arhivă, înaintată sub forma unui document TED, operatorul/agentul autorizat va transmite solicitantului respectiv un înscris în formă electronică ce va cuprinde rezultatele căutării, precum şi criteriile şi termenii propuşi de solicitant şi cei utilizaţi de operator din proprie iniţiativă, dacă este cazul, în funcţie de care s-a realizat căutarea; ansamblul solicitare de căutare – comunicarea rezultatului căutării, transmise sub forma unor înscrisuri în format electronic cărora li s-a încorporat, ataşat sau asociat o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat valabil, înlocuieşte procesul-verbal de căutare.

(6) Documentele TED transmise solicitanţilor de către operatori/agenţi autorizaţi vor fi de asemenea incluse într-o evidenţă, conform celor prevăzute  la alin. 2.   

 

Art. 5 – (1) Solicitarea de înregistrare în arhivă a unui formular de aviz de garanţie, adresată pe seama unei persoane juridice de către o persoană fizică, alta decât cea care, în calitate de organ de conducere, poate reprezenta entitatea în relaţiile cu terţii, va fi obligatoriu precedată de o notificare din partea reprezentantului legal al persoanei juridice către operatorul/agentul care va efectua înscrierea, transmisă sub forma unui înscris semnat cu semnătura electronică proprie a acestuia; în cuprinsul notificării reprezentantul legal al persoanei juridice va declara pe proprie răspundere cu privire la existenţa procurii autentice prin care persoana fizică respectivă a fost mandatată să adreseze solicitări de înregistrare în arhivă pe seama persoanei juridice şi va preciza limitele împuternicirii.

 

Art. 6 – (1) În vederea utilizării sistemului de transfer electronic de date, Autoritatea de Supraveghere va publica pe site-ul Arhivei Electronice de Garanţii Reale Mobiliare la data intrării în vigoare a prezentelor instrucţiuni, cu caracter obligatoriu pentru operatori/agenţi autorizaţi şi pentru solicitanţi, o listă completă referitoare la tipurile documentelor TED utilizate, precum şi alte condiţii tehnice ce trebuie îndeplinite în acest sens de către solicitanţi şi utilizatorii autorizaţi.

(2) Specificaţiile tehnice publicate pe site-ul Arhivei Electronice de Garanţii Reale Mobiliare vor putea fi completate şi modificate de Autoritatea de Supraveghere, în funcţie de progresul tehnologic, cu înştiinţarea prealabilă a utilizatorilor autorizaţi şi a solicitanţilor de înscrieri sau de căutări în arhivă.